Czynności prawne o szczególnym znaczeniu wymagają zachowania określonej formy a także udziału osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia publiczne. W polskim systemie prawnym bardzo ważną rolę w tym zakresie pełni notariusz, który funkcjonuje jako osoba zaufania publicznego i kreuje zadania określone w przepisach. Jego obowiązki obejmują sporządzanie aktów notarialnych, poświadczanie podpisów, odpisów i zgodności dokumentów z oryginałem, a także przyjmowanie oświadczeń stron.

Udział notariusza jest wymagany między innymi przy zawieraniu umów dystrybucji nieruchomości, ustanawianiu hipoteki czy sporządzaniu testamentów w formie aktu notarialnego. Forma ta ma na celu zapewnienie zgodności czynności z obowiązującym prawem oraz prawidłowe udokumentowanie woli stron.

Kancelaria notarialna stanowi miejsce, w którym wykonywane są czynności notarialne a także przechowywana jest dokumentacja związana z dokonanymi aktami. Funkcjonowanie takiej jednostki regulują przepisy określające sposób prowadzenia repertoriów, archiwizowania dokumentów oraz zasady wydawania wypisów i odpisów. W praktyce osoba planująca dokonanie czynności notarialnej powinna przedtem przygotować wymagane dokumenty, takie jak dowód tożsamości, odpis z księgi wieczystej czy dokumenty potwierdzające stan cywilny, w zależności od charakteru sprawy. Notariusz ma obowiązek zweryfikować tożsamość stron a także upewnić się, że treść czynności jest dla nich zrozumiała. W przypadku wątpliwości dotyczących skutków prawnych, może on udzielić wyjaśnień w zakresie objętym przepisami prawa.

Zakres czynności realizowanych przez notariusza obejmuje także sporządzanie protokołów zgromadzeń wspólników spółek, przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy a także papierów wartościowych, oraz sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia. W określonych sytuacjach możliwe jest dokonanie czynności oprócz siedzibą, jeżeli przemawiają za tym szczególne okoliczności, przykładowo stan zdrowia osoby zainteresowanej. Kancelaria notarialna zobowiązana jest do zachowania tajemnicy zawodowej w przyrównaniu do informacji uzyskanych w związku z wykonywanymi czynnościami. Odpowiedzialność notariusza ma charakter zarówno cywilny, jak i dyscyplinarny, co znaczy, że w przypadku naruszenia przepisów może on ponosić konsekwencje przewidziane prawem.

Istotnym elementem pracy notariusza jest czuwanie nad prawidłowym zabezpieczeniem interesów wszystkich stron czynności prawnej, przy jednoczesnym zachowaniu bezstronności. Tekst aktu notarialnego powinna odzwierciedlać zgodną wolę uczestników a także uwzględniać obowiązujące regulacje, w tym przepisy dotyczące formy, zdolności do czynności prawnych czy ograniczeń wynikających z ustaw szczególnych. Kancelaria notarialna funkcjonuje w oparciu o ustalone stawki taksy notarialnej, których maksymalna wysokość określona jest w odpowiednim rozporządzeniu. Wysokość opłat zależy między innymi od wartości przedmiotu czynności oraz kategorii sporządzanego dokumentu. W ten sposób działalność notariusza wpisuje się w system zapewniający formalną pewność obrotu prawnego a także właściwe udokumentowanie bardzo poważnych zdarzeń mających znaczenie dla osób fizycznych i prawnych.

Źródło informacji: notariusz olsztyn.