Faktura online to taka, która jest wystawiona w schemacie elektronicznym. W ten sam sposób wysyłana jest też do odbiorcy – najczęściej można ją otrzymać na adres e-mail lub pobrać z serwera, na którym umieszcza faktury podmiot, który wystawia faktury on-line. Elektroniczne faktury to dokumenty w postaci cyfrowej.
Zwykle wystawiane są popularnym formacie danych xml, niemniej jednak także pdf lub word. Należy zaznaczyć, że elektroniczna faktura jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej, papierowej faktury. Ma taką samą ważność i nie ma konieczności wystawiania faktur w dwóch formach. Najczęściej faktury elektroniczne wystawiane są przez sklepy internetowe, niemniej jednak zdarza się również, że tradycyjne hurtownie i sklepy nie drukują swoim klientom faktur, jedynie lubią wystawianie faktur online. Właściciele firm, którzy wystawiają niewiele faktur w miesiącu, mogą korzystać z bezpłatnych programów, które służą do wystawiania faktur elektronicznych. Najczęściej przy pomocy darmowej aplikacji można wystawić określoną liczbę dokumentów w miesiącu. Każdy taki program pozwala wystawianie faktur z podatkiem VAt albo bez niego (dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną). W sytuacji wielu aplikacji, które służą do wystawiania faktur elektronicznych, nie należy płacić wysokiej kwoty za oprogramowanie. Najczęściej opłaca się abonament miesięczny, który czasem kosztuje mniej niż 30 zł. Z definicji faktura elektroniczna musi być wystawiona w elektroniczny sposób. Faktura wystawiona w formie papierowej, np. ręcznie lub przez dedykowany program komputerowy i wydrukowana to faktura tradycyjna. Wręcz jeśli będzie następnie zeskanowana i wysłana mailem w formacie PDF, który jest niezwykle popularny do skanów dokumentów – nie będzie stanowić e-faktury w rozumieniu ustawy. Będzie tylko dokumentem wysłanym w formie elektronicznej. Podobnie wydrukowana e-faktura nie będzie dokumentem księgowym. Każda faktura elektroniczna na prawdę ważna jest tylko w schemacie elektronicznym. Nie wolno jej drukować i w tej formie oddawać do rozliczeń.
Sprawdź: darmowy program do faktur online.