Przemieszczanie produktów między dostawcami, magazynami i odbiorcami wiąże się z koniecznością podejmowania wielu decyzji organizacyjnych. Znaczenie mają w głównej mierze kolejność realizacji zleceń, przystępność pojazdów, rozmieszczenie produktów a także terminy odbioru i dostarczenia przesyłek. W praktyce kłopoty często ukazują się na styku kilku procesów.

Np opóźniony rozładunek może wpłynąć na harmonogram kolejnego transportu, a brak aktualnych informacji o zamówieniu utrudnić przygotowanie odpowiedniej ilości towaru. W takich okolicznościach operator logistyczny para się koordynacją wybranych etapów przepływu towarów, mając na uwadze zawarte terminy i ograniczenia operacyjne. Jego zadania mogą obejmować planowanie przewozów, organizację pracy magazynu, kontrolę dokumentów a także monitorowanie realizowanych dostaw. Zakres zadań zależy od przyjętego modelu współpracy i rodzaju obsługiwanych ładunków.

Ważnym elementem procesów magazynowych jest sposób zarządzania przestrzenią. Nie chodzi wyłącznie o liczbę dostępnych miejsc składowania, ale również o ich rozmieszczenie i dostosowanie do charakteru towarów. Towary o sporej rotacji wymagają innego podejścia niż zapasy przechowywane przez dłuższy czas. Znaczenie moraz dostęp do stref przyjęć, pakowania i wydań, ponieważ niewłaściwe rozplanowanie tych sekcji może powodować dodatkowe przemieszczanie produktów i utrudniać pracę. Usługi logistyczne obejmują w tym zakresie w głównej mierze przyjmowanie dostaw, sprawdzanie zgodności ilościowej, ewidencjonowanie zapasów, kompletowanie zamówień oraz przygotowanie przesyłek. W zależności od rodzaju działalności dochodzi do tego kontrola numerów partii, dat przydatności lub numerów seryjnych. Każda z takowych informacji może mieć znaczenie przy późniejszej identyfikacji produktu, obsłudze reklamacji albo podejmowaniu pochodzenia konkretnej dostawy.

Przekazanie części zadań podmiotowi zewnętrznemu zmienia sposób organizacji pracy wewnątrz przedsiębiorstwa. Logistyka zewnętrzna może dotyczyć pojedynczego obszaru, np transportu, lub obejmować kilka powiązanych czynności, w tym magazynowanie i przygotowanie zamówień. Przed uwarunkowaniem zakresu takiej współpracy trzeba określić, kto odpowiada za aktualizację danych, kontrolę stanów magazynowych i przekazywanie informacji o zmianach w zamówieniach. W praktyce w szczególności ważne są sytuacje, których nie da się w pełni przewidzieć w trakcie planowania. Należą do nich uszkodzenia opakowań, niezgodności w dostawach, błędne etykiety czy nagłe zmiany terminu odbioru. Warto wcześniej ustalić sposób zgłaszania takich zdarzeń oraz zasady podejmowania wyborów dotyczących dalszej obsługi towaru. Bez tego dosłownie prosta niezgodność może zatrzymać realizację kolejnych zleceń. Znaczenie ma również dostęp do systemów informatycznych, ponieważ różnice między danymi poszczególnych uczestników procesu utrudniają ustalenie aktualnego stanu operacji.

Przy bardziej rozbudowanym zakresie współpracy stosowana jest logistyka kontraktowa, oparta na długoterminowych warunkach dotyczących obsługi określonych procesów. Umowa może obejmować nie tylko i wyłącznie przechowywanie i wydawanie towarów, ale również administrowanie zapasami, pakowanie, znakowanie oraz organizację transportu. Szczegółowe warunki powinny uwzględniać specyfikę branży i przewidywaną liczbę operacji. Inne wymagania występują przy regularnych dostawach dużych partii towaru, a inne przy obsłudze wielu niewielkich zamówień składanych dzień w dzień. Istotnym zagadnieniem pozostaje również rozliczanie dodatkowych czynności, które mogą pojawić się podczas współpracy. Przykładem jest konieczność przepakowania towarów, wykonania dodatkowej sprawdzeniu albo czasowego przechowania towaru oprócz standardowym harmonogramem. W umowie określa się również zasady raportowania, odpowiedzialność za powierzone zapasy a także sposób rozwiązywania sporów dotyczących zaprojektowanych operacji. Takie kwestie mają bezpośredni wpływ na codzienny przebieg pracy i sposób rozliczania poszczególnych etapów obsługi.

Polecamy: transport międzynarodowy LTL.