Zmiana systemu wykorzystywanego w codziennej pracy na prawdę często zaczyna się od pozornie niedużych trudności. Jeden dział prowadzi swoje zestawienia, inny korzysta z osobnych plików, a część informacji jest przekazywana pocztą elektroniczną albo w formie papierowych dokumentów. Przy małej liczbie operacji taki sposób działania może nie powodować większych komplikacji, jednak wraz ze wzrostem liczby klientów, zamówień i dokumentów coraz dużo trudniej utrzymać spójność danych.

Właśnie na tym etapie pojawia się potrzeba analizowania, jak powinien działać system informatyczny i jakie zadania ma rzeczywiście wykorzystywać. Oprogramowanie Comarch może być rozpatrywane w zależności od zakresu działalności oraz potrzeb dokładnie sprecyzowanej organizacji, niemniej jednak przed wyborem rozwiązania warto najpierw opisać dzisiejsze procesy. Pominięcie tego kroku na prawdę bardzo często prowadzi do sytuacji, w której system zostaje skonfigurowany zgodnie z ogólnym schematem, a nie w zgodzie z realnym przebiegiem pracy. W przyszłości ukazują się dodatkowe arkusze, ręczne poprawki i czynności realizowane oprócz podstawowym systemem, czyli szczegółowo te kłopoty, które miały zostać ograniczone.

Istotnym etapem jest przygotowanie danych wykorzystanych do przeniesienia. W praktyce nie każda informacja znajdująca się w starych bazach powinna trafić do nowego środowiska. Przez lata mogą powstawać nieużywane kartoteki, powielone dane kontrahentów, stare cenniki czy zapisy dotyczące procesów, które już nie występują. Migracja wszystkiego bez wcześniejszego sprawdzenia zwiększa ilość danych wymagających późniejszej obsługi. Z drugiej strony zbyt daleko idące ograniczenie zakresu może utrudnić dostęp do informacji potrzebnych przy rozliczeniach lub analizie wcześniejszych operacji. Dlatego podczas przygotowań trzeba ustalić, które dane są konieczne, które trzeba uporządkować, a które można pozostawić w archiwum. Dotyczy to też dokumentów i powiązań między nimi. Jeżeli już informacje mają być wykorzystywane przez kilka działów, sposób ich zapisania powinien być spójny, ponieważ błędnie przygotowane dane mogą w późniejszym czasie wpływać na raporty, zestawienia oraz kolejne operacje.

Wdrożenia Comarch obejmują nie tylko kwestie powiązane z konfiguracją systemu. Bardzo ważną częścią prac jest przełożenie dotychczasowych zasad działania firmy na dokładnie określone funkcje i procedury. Czasami okazuje się, że przyjęty przedtem sposób wykonywania zadania wynikał wyłącznie z ograniczeń starego skryptu. W innym razie system może wymagać określenia dodatkowych reguł, na przykład dotyczących obiegu dokumentów, uprawnień użytkowników lub momentu zatwierdzania określonych operacji. Takie decyzje mają praktyczne konsekwencje. O ile uprawnienia zostaną ustawione zbyt szeroko, trudniej kontrolować, kto może edytować dane. Jeżeli będą zbyt ograniczone, pracownicy mogą być zmuszeni do przekazywania zadań innym osobom. Tożsamo wygląda kwestia automatyzacji. Nie każdą czynność warto automatyzować tylko dlatego, że system daje taką sposobność. Najpierw powinno się ustalić, czy dana operacja jest powtarzalna, według jakich zasad przebiega i co trzeba stać w sytuacji odstępstwa od standardowego scenariusza.

Po uruchomieniu nowego rozwiązania pojawia się jeszcze okres obserwacji jego działania. To właśnie wtedy można zauważyć sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas wcześniejszych rozmów i testów. Pracownik może wykonywać określone zadanie całkiem inaczej, niż zakładano, jeden proces może wymagać danych powstających w innym dziale, a nietypowe zamówienie może wymagać dodatkowego sposobu obsługi. Dlatego testowanie powinno obejmować nie tylko i wyłącznie typowe przypadki, ale także błędne dane, korekty i sytuacje wyjątkowe. W przypadku gdy wykorzystywane jest oprogramowanie Comarch, znaczenie moraz sposób współpracy poszczególnych modułów oraz potencjalnych systemów umieszczonych na zewnątrz. Zmiana jednego detalu może wpływać na przepływ informacji w innych obszarach. Wdrożenia Comarch wymagają więc spojrzenia na cały proces, a nie wyłącznie na pojedynczą funkcję programu. Dopiero wtedy można poprawnie wycenić, które rozwiązania odpowiadają przyjętym zasadom pracy, gdzie potrzebne są dodatkowe ustalenia i jakie ograniczenia należy uwzględnić w zwykłym korzystaniu z systemu.

Polecamy: obsługa it firm łódź.