W czasie podróży bagaż rejestrowany jest oprócz zasięgiem pasażera przez niemałą część trasy. Po nadaniu może zostać przewieziony do sortowni, zamieszczony w innym środku transportu, a następnie trafić do strefy odbioru. Z tego powodu sposób przygotowania walizki ma znaczenie przede wszystkim wówczas, gdy powinno się ją w przyszłości rozpoznać.

Przy wyborze oznaczeń warto zastanowić się, jak oznaczyć walizkę tak, ażeby nie pomylić jej z podobnymi modelami. Pomocne bywają elementy widoczne z większej odległości, np szeroki pasek, nietypowa zawieszka lub nieznaczny znak umieszczony na jednej ze ścianek. Nie trzeba dodatkowo przekształcać całego wyglądu bagażu. Ważne, ażeby wybrane oznaczenie nie zasłaniało informacji osadzonych przez obsługę lotniska i nie utrudniało mocowania oficjalnej etykiety. Dane kontaktowe mogą znajdować się na dodatkowej zawieszce albo wewnątrz walizki. Prywatna etykieta do walizki powinna zawierać informacje wystarczające do kontaktu, ale nie musi ujawniać szczegółowych danych adresowych. Warto sprawdzić jej stan przed każdym wyjazdem, zwłaszcza jeśli jest używana od dłuższego czasu. Prócz tego można zachować zdjęcie walizki wykonane przed nadaniem, ponieważ podczas zgłaszania kłopotu z bagażem szczegóły wyglądu na prawdę bardzo często okazują się istotniejsze niż jego ogólna charakterystyka.

Przygotowanie do podróży obejmuje również sprawdzenie dokumentów związanych z nadaniem bagażu. Potwierdzenie z numerem etykiety najlepiej zachować do momentu odebrania walizki, nawet jeżeli wcześniej wszystko przebiega bez komplikacji. W przypadku przesiadek dochodzi kolejny szczegół, ponieważ bagaż może być obsługiwany całkiem inaczej niż w trakcie lotu bezpośredniego. Dlatego osoby analizujące, jak zabezpieczyć walizkę przed zgubieniem, powinny sprawdzić zasady dotyczące dokładnie określonej trasy, a nie opierać się tylko na doświadczeniach z wcześniejszych podróży. Warto również zastanowić się nad rozmieszczeniem rzeczy. Przedmioty potrzebne w trakcie przesiadki, dokumenty czy rzeczy wykorzystywane wprost po lądowaniu powinny być zapakowane zgodnie z wymaganiami dotyczącymi bagażu podręcznego, o ile mogą być w nim przewożone. Do walizki rejestrowanej nie należy wkładać przedmiotów, których przewóz w ten sposób jest zabroniony albo ograniczony. Znaczenie ma też stan samej walizki. Uszkodzony uchwyt, luźne kółko czy niesprawny zamek mogą utrudniać obsłudze jej przemieszczanie, dlatego przed wyjazdem najlepiej jest sprawdzić podstawowe elementy. Nie jest to natomiast sposób na wyeliminowanie zagubienia, lecz zwykła kontrola bagażu przed jego przekazaniem.

Jeżeli po dotarciu na miejsce walizka nie pojawia się wśród odbieranego bagażu, pierwszą reakcją na prawdę bardzo często jest oczekiwanie, że zostanie wydana chwilę w przyszłości. Czasami tak się dzieje, ale nie zawsze. Zgubiony bagaż na lotnisku może znajdować się w innym miejscu, zostać skierowany na kolejny lot lub nie zostać jeszcze dostarczony do właściwej taśmy. Warto sprawdzić oznaczenie stanowiska odbioru i komunikaty dotyczące danego lotu. Jeżeli już poszukiwania nie przynoszą rezultatu, powinno się zgłosić brak bagażu w najlepszym punkcie obsługi. Osoba zastanawiająca się, co zrobić gdy zgubi się walizka, powinna posiadać przygotowane informacje z zgody nadania a także dane dotyczące lotu. Wartościowy będzie także szczegółowy opis walizki. Sam kolor może być niewystarczający, zwłaszcza gdy na tym samym lotnisku znajduje się sporo podobnych sztuk. Całkiem dobrze wskazać materiał, kształt, rozmiar, liczbę kółek, rodzaj uchwytu, oznaczenia, naklejki albo widoczne ślady użytkowania. Jeśli wykonano zdjęcie przed podróżą, może ono ułatwić przekazanie informacji. Po przyjęciu zgłoszenia powinno się zachować numer sprawy i otrzymane potwierdzenie, ponieważ późniejsze pytania dotyczące bagażu mogą wymagać podania tych danych.

Dalsze czynności zależą od tego, czy walizka została wyłącznie opóźniona, czy też jej lokalizacja pozostaje nieznana przez dłuższy czas. Właśnie dlatego pytanie, jak odzyskać zgubiony bagażu, nie ma jednej odpowiedzi pasującej do każdej sytuacji. W przypadku opóźnienia bagaż może zostać odnaleziony w trakcie kolejnych etapów sprawdzania i przekazany właścicielowi według ustalonej procedury. Przy dłuższym braku walizki mogą być potrzebne dodatkowe informacje o jej zawartości, wyglądzie albo okolicznościach nadania. Warto wtedy podawać dane zgodne z wcześniejszym zgłoszeniem i zachowanymi dokumentami. Istotne jest też rozróżnienie między bagażem opóźnionym a formalnym uznaniem go za utracony, ponieważ te przypadki mogą być traktowane według innych zasad. Procedura zależy między innymi od trasy, rodzaju przewozu i przepisów obowiązujących w danej sytuacji. Z tego powodu podczas prowadzenia sprawy warto korzystać przede wszystkim z numeru zgłoszenia, zgody nadania oraz informacji przekazanych przez obsługę bagażową, zamiast zakładać, że właściwie każdy przypadek zaginięcia przebiega w analogiczny sposób.

Warto zobaczyć: etykieta do walizki bez adresu.