Dobrze działająca organizacja przepływu towarów wymaga znacznie więcej niż samego przewozu ładunku z jednego miejsca do drugiego. W praktyce znaczenie ma kolejność działań, dostępność środków transportu, sposób przygotowania przesyłek oraz obieg informacji między uczestnikami procesu. Właśnie dlatego usługi logistyczne mogą obejmować wiele różnych czynności, od planowania dostaw i magazynowania po obsługę dokumentacji czy zarządzanie terminów realizacji.
Zakres takich działań uzależniony jest od rodzaju produktów, częstotliwości wysyłek i sposobu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa. Innych rozwiązań wymaga regularna dystrybucja niedużych przesyłek, a innych transport większych partii towaru. Przy kształtowaniu należy także brać pod uwagę sytuacje nietypowe, tj. opóźnienia, zmiany ilości zamówień albo konieczność zmiany trasy podczas realizacji zamówienia.
W części przedsiębiorstw zadania związane z transportem i magazynowaniem pozostają wewnątrz organizacji, jednakże możliwe jest także przekazanie wybranych procesów podmiotowi zewnętrznemu. Logistyka zewnętrzna znaczy w takiej okoliczności powierzenie określonych czynności wyspecjalizowanemu wykonawcy, przy zachowaniu ustalonego podziału odpowiedzialności. Nie musi to oznaczać przekazania całego procesu. Jedna firma może zlecić wyłącznie magazynowanie i kompletowanie zamówień, inna również transport, obsługę zwrotów czy przygotowywanie dokumentów. Istotne jest precyzyjne określenie zakresu współpracy, ponieważ niejasny podział obowiązków może powodować kłopoty przy reklamacjach, zmianach terminów lub brakach w dokumentacji. W praktyce w szczególności na prawdę ważna okazuje się wymiana aktualnych informacji, ponieważ nawet dobrze zaplanowany transport może wymagać korekty, gdy zmienią się warunki po stronie nadawcy albo odbiorcy.
Przy szerszym zakresie obowiązków pojawia się rola podmiotu, który koordynuje poszczególne elementy całego procesu. Operator logistyczny może zajmować się organizacją przewozów, pracą magazynu, przeładunkami, kompletacją oraz przekazywaniem informacji o statusie przesyłek. Zakres jego obowiązków nie jest jednak zawsze dokładnie taki sam i powinien wynikać z przyjętego modelu obsługi. Znaczenie ma także rodzaj przewożonych towarów. Towary wymagające określonych warunków przechowywania, produkty o niezbyt długim terminie przydatności czy ładunki o niestandardowych wymiarach wymagają innych ustaleń niż typowe przesyłki. W takich wypadkach samo zaplanowanie trasy nie wystarcza. Trzeba uwzględnić w głównej mierze sposób załadunku, przystępność powierzchni magazynowej, czas postoju oraz wymagania dotyczące dokumentacji.
Ocena organizacji procesów logistycznych wymaga spojrzenia na cały przebieg dostawy, a nie tylko i wyłącznie na jej finalny etap. Opóźnienie może powstać w magazynie, podczas kompletowania zlecenia, przy przekazywaniu informacji lub na etapie transportu. Z tego powodu przy analizowaniu współpracy z zewnętrznym podmiotem warto ustalić, które czynności są wykonywane przez poszczególne strony i w jaki sposób przekazywane są informacje o zmianach. Znaczenie mają także kwestie powiązane z sezonowością, ponieważ okresowe zwiększenie liczby zamówień może wymagać dodatkowej powierzchni, pracowników albo środków transportu. Z kolei przy mniejszej liczbie wysyłek część wcześniej przyjętych rozwiązań może okazać się niepotrzebna. Logistyka jest więc procesem zależnym od wielu zmiennych, a sposób jej organizacji może być modyfikowany wraz ze zmianą wielkości sprzedaży, rodzaju asortymentu i kierunków dostaw.
Źródło: konfekcjonowanie produktów.