Decyzja o przeprowadzeniu zajęć dla pracowników na prawdę bardzo często pojawia się w momencie, gdy w firmie zaczyna być widoczna konkretna wymaganie: wdrożenie nowego systemu, zmiana sposobu obsługi dokumentów, rozszerzenie zakresu zadań albo pojawienie się zadań, z którymi zespół uprzednio się nie spotykał. W takich okolicznościach szkolenia dla firm są jednym z elementów całego procesu zmiany, niemniej jednak ich organizacja wymaga uwzględnienia normalnego rytmu pracy. Trudność polega głównie na znalezieniu czasu, w którym udział pracowników nie spowoduje problemów z realizacją bieżących obowiązków.

Nie za każdym razem możliwe jest oddelegowanie całego działu na kilka godzin. Przy stanowiskach wymagających stałej obsługi klientów, nadzoru nad procesem lub regularnego kontaktu z innymi pracownikami konieczne może być prowadzenie zajęć w kilku grupach. Oznacza to więcej terminów i większe wymagania organizacyjne, ale umożliwia zachować ciągłość części zadań. W praktyce termin szkolenia bywa zatem równie bardzo ważny jak jego tematyka.

Znaczenie ma także przygotowanie uczestników przed rozpoczęciem zajęć. O ile pracownicy nie wiedzą, czego będzie dotyczyć spotkanie, niełatwo oczekiwać, że należycie uprzednio przygotują pytania albo przykłady sytuacji ze swojej pracy. Przy tematach praktycznych warto zebrać informacje o najczęściej występujących trudnościach. Mogą one dotyczyć konkretnych czynności, obsługi skryptu, komunikacji między działami czy sposobu postępowania w nietuzinkowych przypadkach. Kursy dla firm mogą mieć wówczas bardziej dany zakres, ponieważ czas zajęć zostaje przeznaczony na zagadnienia naprawdę powiązane z wykonywanymi obowiązkami. Nie znaczy to jednakże, że właściwie każdy problem należy omawiać w trakcie szkolenia. Jeżeli już przyczyna trudności leży w źle opisanej procedurze, braku dostępu do potrzebnych informacji albo niewłaściwym podziale zadań, dodatkowa porcja wiedzy nie usunie problemu. Rozpoznanie takiej sytuacji przed rozpoczęciem zajęć pozwala uniknąć mieszania kwestii organizacyjnych z edukacyjnymi.

Sam przebieg zajęć także może wymagać przekształceń. Materiał zaplanowany na początku nie zawsze mieści się w założonym czasie, szczególnie gdy uczestnicy zaczynają przedstawiać własne przypadki. Z jednej strony takie pytania pokazują, z czym zespół spotyka się na co dzień, z drugiej mogą odciągnąć uwagę od głównego tematu. Prowadzący musi wtedy zdecydować, które zagadnienia omówić zaraz, a które pozostawić na późniejszy czas. Przy większej liczbie uczestników podobne sytuacje ukazują się częściej, ponieważ właściwie każdy może pracować według nieco innych zasad. Warto też pamiętać, że ćwiczenie wykonane właściwie w trakcie zajęć nie za każdym razem oznacza, że ta sama czynność zostanie w późniejszym czasie utworzona bez trudności. W warunkach szkoleniowych uczestnik ma zatemej czasu, może zadawać pytania i korzystać z instrukcji. W codziennej pracy dochodzą presja czasu, inne obowiązki a także sytuacje nietypowe. Z tego powodu ocena przydatności materiału wymaga uwzględnienia rzeczywistych warunków wykonywania obowiązków.

Po zakończeniu zajęć pojawia się jeszcze kwestia utrwalenia informacji. W sytuacji prostych zagadnień wystarczające mogą być materiały pozwalające szybko przypomnieć sobie poszczególne czynności. Przy bardziej złożonych umiejętnościach potrzebna bywa sposobność wielokrotnego przećwiczenia określonych działań. Warto również obserwować, jakie pytania pojawiają się w kolejnych dniach. O ile kilku pracowników niezależnie zgłasza podobną trudność, może to oznaczać, że dane zagadnienie wymaga ponownego wyjaśnienia lub że sposób przedstawienia materiału nie odpowiadał faktycznym warunkom pracy. Czasem problem ujawnia się dopiero po wdrożeniu nowej wiedzy, gdy powinno się zastosować ją w przypadku odbiegającej od przykładów omawianych podczas zajęć. Takie informacje są ważne przy planowaniu następnych działań, ponieważ pozwalają odróżnić potrzebę dalszej edukacji od problemów wynikających z procedur, narzędzi lub organizacji pracy.

Sprawdź: szkolenia.