W wielu przedsiębiorstwach moment rozpoczęcia pracy z nowym systemem poprzedza okres porządkowania informacji, procedur i odpowiedzialności poszczególnych osób. Nie jest to tylko kwestia techniczna. O ile wcześniej ten sam rodzaj danych był zapisywany na kilka możliwości, samo przeniesienie ich do jednego środowiska nie usuwa istniejących problemów.

Najpierw należy ustalić, które informacje są aktualne, kto powinien je wprowadzać i w jakim momencie mają być dostępne dla innych pracowników. Wdrożenia Comarch mogą dotyczyć różnorakich części działalności, dlatego zakres przygotowań uzależniony jest od liczby użytkowników, rodzaju procesów oraz stopnia ich powiązania. Inaczej przebiega praca nad systemem wykorzystywanym przede wszystkim do obsługi dystrybucji, a inaczej w organizacji, w której dane sprzedażowe są ściśle związane z magazynem, zakupami, finansami i rozliczeniami.

Podczas planowania warto zwrócić uwagę na czynności realizowane poza głównym systemem. Arkusze kalkulacyjne, papierowe rejestry czy dodatkowe pliki bywają wykorzystywane dlatego, że w określonym momencie pracownik potrzebuje informacji, której nie znajduje w standardowym obiegu. Nie za każdym razem oznacza to błąd organizacyjny. Czasami jest to rozwiązanie stosowane od dawna ze względu na konkretną sytuację i dopiero analiza procesu pokazuje, czy powinno zostać zastąpione innym sposobem pracy. Oprogramowanie Comarch może być konfigurowane w współzależności od potrzeb, jednakże każda dodatkowa zmiana wymaga sprawdzenia jej wpływu na inne operacje. Zwłaszcza łatwo przeoczyć współzależności między modułami. Modyfikacja sposobu rejestrowania jednego dokumentu może wszak przemienić dane wykorzystywane w przyszłości przez magazyn, księgowość lub osoby przygotowujące zestawienia.

Osobną kwestią jest przygotowanie użytkowników. W praktyce pracownicy zwracają uwagę głównie na te elementy, które dotyczą ich codziennych zadań, dlatego szkolenie oparte jedynie na ogólnym przedstawieniu sposobności systemu może nie odpowiadać faktycznym potrzebom. Osoba wystawiająca dokumenty powinna znać swoją ścieżkę działania, ale także mieć świadomość tego, jakie konsekwencje może mieć pominięcie określonego pola albo wykonanie czynności w niewłaściwej kolejności. Przy większej liczbie użytkowników pojawia się także problem różnego poziomu doświadczenia. Jedni bardzo szybko przyswajają nowe rozwiązania, inni potrzebują więcej czasu i przykładów odnoszących się do konkretnych sytuacji. Wdrożenia Comarch mogą więc obejmować nie tylko i wyłącznie konfigurację programu, ale także zobowiązanie zasad korzystania z niego w poszczególnych działach. Warto przy tym uwzględnić sytuacje wyjątkowe, ponieważ to właśnie przy korektach, zwrotach, zmianach zamówień czy nietuzinkowych dokumentach najłatwiej o rozbieżności w sposobie działania.

Po uruchomieniu systemu pojawia się odcinek obserwowania jego wykorzystania w rzeczywistych warunkach. Testy zrobione przedtem pozwalają sprawdzić zaplanowane scenariusze, niemniej jednak nie odtwarzają wszystkich zdarzeń, które występują w normalnym rytmie pracy. W pierwszych tygodniach mogą ujawnić się dodatkowe potrzeby dotyczące raportów, uprawnień, kolejności wykonywania operacji lub zakresu informacji widocznych dla konkretnych użytkowników. Nie każda zgłoszona uwaga wymaga natychmiastowej zmiany konfiguracji. Najpierw należy ustalić, czy problem wynika z ustawień, braku wiedzy użytkownika, niejasnej procedury czy rzeczywistego ograniczenia przyjętego rozwiązania. Takie rozróżnienie ma znaczenie, ponieważ pochopne modyfikacje mogą utrudnić pracę w innych obszarach. Oprogramowanie Comarch jest wtedy elementem większego procesu organizacyjnego, w którym sposób przetwarzania danych zależy zarówno od konfiguracji systemu, jak i od przyjętych zasad, zakresu obowiązków oraz codziennych decyzji osób korzystających z poszczególnych funkcji.

Sprawdź tutaj: serwis sprzętu komputerowego łódź.